4 Tipps für die richtige Kommunikation rund um die Messe

Messebau Zimmermann GmbH

1. Kündigen Sie Ihren Messeauftritt rechtzeitig an

Dies gilt nicht nur für die Kommunikation nach außen, sondern auch gegenüber den eigenen Mitarbeitern. Kommunizieren Sie über das schwarze Brett und/oder das Intranet, wann und wo der Messeauftritt stattfindet, unter welchem übergeordneten Konzept er läuft und was die geplanten Ziele sind. Regelmäßige Updates zum Vorbereitungsstand sollten ebenfalls weitergegeben werden. Nach der internen Bekanntgabe können Sie Ihre Partner, Kunden und andere Dienstleister über die anstehende Messeteilnahme informieren.

2. Beginnen Sie zeitnah mit den Kommunikationsmaßnahmen

In den Medien beginnt die Vorberichterstattung zu einer Messe oft sehr früh – i.d.R. liegt der Redaktionsschluss im Printbereich drei Monate vor dem Messetermin. Daher sollte mit der Kommunikationsarbeit vor allem in diesem Bereich rechtzeitig begonnen werden, dazu gehört z.B. die Veröffentlichung von Pressemitteilungen aber auch die Vorbereitung von Pressemappen für Journalisten. Diese können über USB oder einen extra eingerichteten Downloadbereich im Internet weitergegeben werden. Ansonsten sollte der Messeauftritt über alle möglichen Kanäle, per Mailings, Newsletter, Social Media, Blogbeiträge etc. verbreitet werden. Auch sollten direkte, persönliche Einladungen an ausgesuchte Kunden und Geschäftspartner versandt werden.

3. Kommunizieren Sie die wesentlichen Informationen

Es reicht nicht aus, lediglich zu kommunizieren, dass Ihr Unternehmen an einer Messe teilnimmt. Die herausgegebenen Meldungen sollten in jedem Fall die für die potenziellen Besucher wichtigen Informationen enthalten, sprich Nachrichtwert haben. Die Meldungen sollten den Namen der Messe, den Ort sowie Halle- und Standnummer nennen. Auch sollte klar herausgestellt werden, welche Produkte und Dienstleistungen auf der Messe präsentiert werden.

4. Kontakte pflegen

Im Mittelpunkt einer Messe steht immer auch das Knüpfen von Kontakten. Sorgen Sie dafür, dass interessierte Besucher auch unkompliziert Ihre Kontaktdaten und Anliegen hinterlassen können, beispielsweise mit Hilfe von Einwurfboxen, die Sie am Messestand aufstellen. Extrem wichtig ist eine zügige und ordentliche Nachbereitung der gewonnen Kontakte. Alle mit Besuchern getroffenen Vereinbarungen sollten schnell umgesetzt werden. Die Kontaktaufnahme nach der Messe sollte bezüglich des Inhalts so gut wie möglich auf die Bedürfnisse der Interessenten abgestimmt sein. Auf relevante Medienvertreter sollte aktiv zugegangen werden, in dem Sie ihnen z.B. ein Fazit anbieten. Die auf der Veranstaltung gewonnen Informationen können weiterhin zur Erstellung neuer Pressemitteilungen, Statements, Fachartikeln oder Blogbeiträgen genutzt werden.

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Kontakt mit Ihren Messebesuchern – Der richtige Gesprächseinstieg

Selbst gestandene Verkäufer oder Mitarbeiter aus dem Vertrieb haben mitunter Schwierigkeiten, einen passenden Gesprächseinstieg für die Ansprache von Interessenten auf einer Messe zu finden. Vorbeilaufende Besucher direkt anzusprechen und zu versuchen, sie für den eigenen Stand und somit das Unternehmen zu interessieren, ist nicht dasselbe, wie potenziellen Neukunden oder Bestandskunden bei einem vereinbarten Termin ein Produkt näher zu bringen.

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So wird Ihre Messeteilnahme ein Erfolg

Messen haben stets einen hohen Investitionsbedarf. Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigen Unternehmen viel Zeit, Geld und Personal. Damit der spätere Nutzen die Kosten übertrifft und das Marketinginstrument „Messe“ wirklich erfolgreich und Gewinn bringend eingesetzt werden kann, sollte diese nicht als punktuelle Einzelveranstaltung gesehen werden, sondern als ganzheitliche strategische Maßnahme, die in einen zeitlichen Prozess eingebettet ist.

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Die Planung Ihres Messebudgets

Die Konzeption des Messebudgets stellt ein zentrales Element Ihres gesamten Messekonzepts dar. Zu Beginn stehen detaillierte strategische Überlegungen. Ohne diese sollten Sie keine voreiligen Schritte in Angriff nehmen. Zunächst sollte das Ziel einer Messeteilnahme klar definiert und die damit verbundenen Rahmenbedingungen abgesteckt werden.

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Typische Fehler die Sie bei der Messeplanung vermeiden sollten

Die Planung einer Messeteilnahme kostet viel Zeit und auch Geld. Damit sich dieser Aufwand auch lohnt, sollten einige grundlegende Aspekte bei der Planung des Messeauftritts auf jeden Fall beachtet werden. Im Anschluss haben wir sechs typische Fehler aufgelistet, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Messeteilnahme beachten sollten.

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