Die Planung Ihres Messebudgets

Messebau Zimmermann GmbH

Erarbeitung des Messebudgets

Die Konzeption des Messebudgets stellt ein zentrales Element Ihres gesamten Messekonzepts dar. Zu Beginn stehen detaillierte strategische Überlegungen. Ohne diese sollten Sie keine voreiligen Schritte in Angriff nehmen. Zunächst sollte das Ziel einer Messeteilnahme klar definiert und die damit verbundenen Rahmenbedingungen abgesteckt werden.

Mehrwert durch Budgetplanung

Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass weniger als die Hälfte der Messeaussteller über ein festes Budget für die Teilnahme an einer Messe verfügen. Eine genaue Ausarbeitung des Budgets im Vorfeld einer Messe bringt jedoch einen echten Nutzen für ein Unternehmen. Sie erhalten darüber einen genauen Einblick in die anfallenden Kosten einer Messeteilnahme. Wird die Budgetplanung gewissenhaft über mehrere Jahre fortgeführt, können an Hand der gewonnenen Daten auch Vergleiche zu jeweiligen anderen Unternehmen der selben Branche gezogen werden.

Diese Gegenüberstellungen mit den Branchenbesten schaffen Einblicke in eventuelle Leistungslücken und deren Ursachen und führen idealerweise zur Festlegung und Durchführung von Verbesserungen im Budgetplan. (Stichwort: „Budget – Benchmarketing“). Zusätzlich können Tendenzen bezüglich der Entwicklung einzelner Kostenpositionen nachvollzogen und für die Zukunft hochgerechnet werden.

Konzeption des Messeauftritts

Am Beginn steht die Ausarbeitung des Messeauftritts samt aller dazugehörigen Maßnahmen. Hierbei ist eine Vielzahl von Aspekten zu berücksichtigen. Als Fahrplan und Orientierung bieten sich detaillierte Checklisten an, in denen alle Punkte, begonnen bei der Bestellung der Namensschilder, über die Auswahl der Garderobe bis hin zum Catering und den Werbematerialien, aufgeführt sind. Wichtige Punkte und Etappen sollten als sogenannte Meilensteine in den Checklisten kenntlich gemacht werden. Alle anderen Punkte sollten in einer sinnvollen Ordnung in die Liste aufgenommen werden. Ein zentraler Aspekt ist hierbei natürlich die Konzeption und Realisierung des Messestandes.

Mit Hilfe derartiger Checklisten kann eine genaue Übersicht der anfallenden und zu kalkulierenden Kostenpositionen geschaffen werden. Verzichten Sie auf grobe Schätzungen. Die Kosten für jede einzelne Position sollten bei den in Frage kommenden Lieferanten konkret angefragt und anschließend in die Liste übertragen werden. Im Internet finden sich zahlreiche Beispiele solcher Checklisten für die Organisation von Messen und Veranstaltungen.

Die Planung früh beginnen

Ein frühzeitiger Beginn der Ausarbeitung des Budgets hilft Zusatzkosten zu vermeiden. Kurzfristige Bestellungen und Änderungen sind in der Regel teuer. Zudem ermöglicht Ihnen diese Vorgehensweise Angebote zu vergleichen und Preise zu verhandeln. Im Optimalfall können Sie auf bereits vorhandenes Material zurückgreifen z.B. Standausstattung, Werbematerialien etc. Um die Einhaltung des Budgetplans zu sichern, sollte es regelmäßige Absprachen zwischen allen Beteiligten des Messeteams geben.

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Die Gestaltung Ihres Messestandes

Generell gilt, dass die direkte Kommunikation im Mittelpunkt von Messen steht. Bei der Planung eines Standes gilt es daher darauf zu achten, Bereiche einzurichten, in denen Gespräche in angenehmer Atmosphäre geführt werden können. Gleichermaßen wichtig ist die Auswahl der Exponate und deren Inszenierung mittels Licht, Grafik, Farbe und Materialien. Sogenannte Eyecatcher, die sich vor allem in den Außenbereichen des Standes befinden sollten, um auch von Weitem gut sichtbar zu sein, lenken die Aufmerksamkeit der

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So wird Ihre Messeteilnahme ein Erfolg

Messen haben stets einen hohen Investitionsbedarf. Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigen Unternehmen viel Zeit, Geld und Personal. Damit der spätere Nutzen die Kosten übertrifft und das Marketinginstrument „Messe“ wirklich erfolgreich und Gewinn bringend eingesetzt werden kann, sollte diese nicht als punktuelle Einzelveranstaltung gesehen werden, sondern als ganzheitliche strategische Maßnahme, die in einen zeitlichen Prozess eingebettet ist.

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Kommunikation rund um die Messe

Um die Messeteilnahme zu einem Erfolg werden zu lassen, müssen im Vorfeld und während dessen die richtigen Kommunikationsmaßnahmen ergriffen werden. Es reicht nicht, wenn sich die Aktivitäten darauf beschränken, einen Messestand aufzubauen, die Produkte und Mitarbeiter dort zu platzieren und auf Kunden zu warten. Welche Maßnahmen ergriffen werden, leitet sich von den definierten Messezielen ab. Da diese meistens vielschichtig angelegt sind, verstehen sich die unten aufgeführten Aktionen als Möglichkeiten, unter

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Messestandtypen

Diese Variante ist bei Messen am häufigsten anzutreffen. Links und rechts des eigenen Standes befinden sich Standnachbarn. Oft wird dieser Typ von Messeveranstaltern als „Standard-Messestand“ angeboten. Aber auch hier bieten sich den Ausstellern viele Gestaltungsmöglichkeiten.

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4 Tipps für die richtige Kommunikation rund um die Messe

Im Mittelpunkt einer Messe steht immer auch das Knüpfen von Kontakten. Sorgen Sie dafür, dass interessierte Besucher auch unkompliziert Ihre Kontaktdaten und Anliegen hinterlassen können, beispielsweise mit Hilfe von Einwurfboxen, die Sie am Messestand aufstellen. Extrem wichtig ist eine zügige und ordentliche Nachbereitung der gewonnen Kontakte. Alle mit Besuchern getroffenen Vereinbarungen sollten schnell umgesetzt werden. Die Kontaktaufnahme nach der Messe sollte bezüglich des

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