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Die Planung Ihres Messebudgets

Messebau Zimmermann GmbH

Erarbeitung des Messebudgets

Die Konzeption des Messebudgets stellt ein zentrales Element Ihres gesamten Messekonzepts dar. Zu Beginn stehen detaillierte strategische Überlegungen. Ohne diese sollten Sie keine voreiligen Schritte in Angriff nehmen. Zunächst sollte das Ziel einer Messeteilnahme klar definiert und die damit verbundenen Rahmenbedingungen abgesteckt werden.

 

Mehrwert durch Budgetplanung

Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass weniger als die Hälfte der Messeaussteller über ein festes Budget für die Teilnahme an einer Messe verfügen. Eine genaue Ausarbeitung des Budgets im Vorfeld einer Messe bringt jedoch einen echten Nutzen für ein Unternehmen. Sie erhalten darüber einen genauen Einblick in die anfallenden Kosten einer Messeteilnahme. Wird die Budgetplanung gewissenhaft über mehrere Jahre fortgeführt, können an Hand der gewonnenen Daten auch Vergleiche zu jeweiligen anderen Unternehmen der selben Branche gezogen werden.

Diese Gegenüberstellungen mit den Branchenbesten schaffen Einblicke in eventuelle Leistungslücken und deren Ursachen und führen idealerweise zur Festlegung und Durchführung von Verbesserungen im Budgetplan. (Stichwort: „Budget – Benchmarketing“). Zusätzlich können Tendenzen bezüglich der Entwicklung einzelner Kostenpositionen nachvollzogen und für die Zukunft hochgerechnet werden.

 

Konzeption des Messeauftritts

Am Beginn steht die Ausarbeitung des Messeauftritts samt aller dazugehörigen Maßnahmen. Hierbei ist eine Vielzahl von Aspekten zu berücksichtigen. Als Fahrplan und Orientierung bieten sich detaillierte Checklisten an, in denen alle Punkte, begonnen bei der Bestellung der Namensschilder, über die Auswahl der Garderobe bis hin zum Catering und den Werbematerialien, aufgeführt sind. Wichtige Punkte und Etappen sollten als sogenannte Meilensteine in den Checklisten kenntlich gemacht werden. Alle anderen Punkte sollten in einer sinnvollen Ordnung in die Liste aufgenommen werden. Ein zentraler Aspekt ist hierbei natürlich die Konzeption und Realisierung des Messestandes.

Mit Hilfe derartiger Checklisten kann eine genaue Übersicht der anfallenden und zu kalkulierenden Kostenpositionen geschaffen werden. Verzichten Sie auf grobe Schätzungen. Die Kosten für jede einzelne Position sollten bei den in Frage kommenden Lieferanten konkret angefragt und anschließend in die Liste übertragen werden. Im Internet finden sich zahlreiche Beispiele solcher Checklisten für die Organisation von Messen und Veranstaltungen.

 

Die Planung früh beginnen

Ein frühzeitiger Beginn der Ausarbeitung des Budgets hilft Zusatzkosten zu vermeiden. Kurzfristige Bestellungen und Änderungen sind in der Regel teuer. Zudem ermöglicht Ihnen diese Vorgehensweise Angebote zu vergleichen und Preise zu verhandeln. Im Optimalfall können Sie auf bereits vorhandenes Material zurückgreifen z.B. Standausstattung, Werbematerialien etc. Um die Einhaltung des Budgetplans zu sichern, sollte es regelmäßige Absprachen zwischen allen Beteiligten des Messeteams geben.

Wir beraten Sie gern – Ihr Messebau-Team aus Leipzig.

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Oliver Schwar 3D Entwurf | Konstruktion | CNC-Technik ARBEITSVORBEREITUNG Gabriele Krannich 3D Design/Entwurf | Kundenbetreuung | Projektmanagement PROJEKTMANAGERIN Sabine Becker 3D Design/Entwurf | Kundenbetreuung | Projektmanagement PROJEKTMANAGERIN Mathias Zech Digitaldruck | Grafikgestaltung | Folienplott | Stoffdruck MEDIENGESTALTER Tiffy Teambetreuung | Fressen | Schlafen | gute Laune verbreiten FIRMENHUND Roland und Christian Zimmermann Kundenbetreuung | Einkauf | Unternehmensführung GESCHÄFTSFÜHRER | INHABER Bettina Heider GRAFIKERIN Digitaldruck | Grafikgestaltung | Folienplott | Stoffdruck Andreas Rothe kaufm. Bereich | Marketing | IT | Digitalisierung KAUFM. LEITUNG | PROKURIST Caroline Christfreund Team Assistentin | Fremdsprachenkorrespontendin INTERNATIONAL CLIENTS CONTACT Linda Ewald PROJEKTMANAGERIN 3D Design/Entwurf | Kundenbetreuung | Projektmanagement

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    So wird Ihre Messeteilnahme ein Erfolg

    Messen haben stets einen hohen Investitionsbedarf. Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigen Unternehmen viel Zeit, Geld und Personal. Damit der spätere Nutzen die Kosten übertrifft und das Marketinginstrument „Messe“ wirklich erfolgreich und Gewinn bringend eingesetzt werden kann, sollte diese nicht als punktuelle Einzelveranstaltung gesehen werden, sondern als ganzheitliche strategische Maßnahme, die in einen zeitlichen Prozess eingebettet ist.

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    Messestandtypen

    Diese Variante ist bei Messen am häufigsten anzutreffen. Links und rechts des eigenen Standes befinden sich Standnachbarn. Oft wird dieser Typ von Messeveranstaltern als „Standard-Messestand“ angeboten. Aber auch hier bieten sich den Ausstellern viele Gestaltungsmöglichkeiten.

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    Typische Fehler die Sie bei der Messeplanung vermeiden sollten

    Die Planung einer Messeteilnahme kostet viel Zeit und auch Geld. Damit sich dieser Aufwand auch lohnt, sollten einige grundlegende Aspekte bei der Planung des Messeauftritts auf jeden Fall beachtet werden. Im Anschluss haben wir sechs typische Fehler aufgelistet, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Messeteilnahme beachten sollten.

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    Kontakt mit Ihren Messebesuchern – Der richtige Gesprächseinstieg

    Selbst gestandene Verkäufer oder Mitarbeiter aus dem Vertrieb haben mitunter Schwierigkeiten, einen passenden Gesprächseinstieg für die Ansprache von Interessenten auf einer Messe zu finden. Vorbeilaufende Besucher direkt anzusprechen und zu versuchen, sie für den eigenen Stand und somit das Unternehmen zu interessieren, ist nicht dasselbe, wie potenziellen Neukunden oder Bestandskunden bei einem vereinbarten Termin ein Produkt näher zu bringen.

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    Die Gestaltung Ihres Messestandes

    Generell gilt, dass die direkte Kommunikation im Mittelpunkt von Messen steht. Bei der Planung eines Standes gilt es daher darauf zu achten, Bereiche einzurichten, in denen Gespräche in angenehmer Atmosphäre geführt werden können. Gleichermaßen wichtig ist die Auswahl der Exponate und deren Inszenierung mittels Licht, Grafik, Farbe und Materialien. Sogenannte Eyecatcher, die sich vor allem in den Außenbereichen des Standes befinden sollten, um auch von Weitem gut sichtbar zu sein, lenken die Aufmerksamkeit der

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    P R O F E S S I O N A L

    URSA

    Ich möchte mich bei Ihnen für die wunderbare Zusammenarbeit in unserem gemeinsamen Jahr bedanken. Es war mir stets eine Freude und für mich ein sehr befriedigender Prozess mit dem wir gemeinsam die Projekte abgewickelt haben.

    GBS

    Ihnen und dem gesamten Team möchte ich an dieser Stelle für die professionelle Umsetzung des GBS-Standes auf der CeBIT danken. Die diesjährige CeBIT war die erfolgreichste Veranstaltung der Firmengeschichte. Dazu haben Sie mit Ihrer Konzeption und Umsetzung maßgeblich beigetragen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit!

    Ardenne

    Wir sind sehr froh, einen Messebauer wie sie es sind, an unserer Seite zu haben. Die Zusammenarbeit (vor allem das WIE) ist auf einem nicht alltäglichen Niveau. Sie denken mit, ihre Mannschaft ist immer gut drauf und gibt uns das Gefühl, alles schaffen zu können. Nur so sind wir frei bei unseren Entwürfen und den engen Zeitplänen. Wir freuen uns auf eine lange und enge Zusammenarbeit.

    enterprise

    Hallo Herr Zimmermann. Vielen Dank für die tolle Leistung von Ihrem Team und Ihnen! Das ist der Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.