Die Planung Ihres Messebudgets

Erarbeitung des Messebudgets

Die Konzeption des Messebudgets stellt ein zentrales Element Ihres gesamten Messekonzepts dar. Zu Beginn stehen detaillierte strategische Überlegungen. Ohne diese sollten Sie keine voreiligen Schritte in Angriff nehmen. Zunächst sollte das Ziel einer Messeteilnahme klar definiert und die damit verbundenen Rahmenbedingungen abgesteckt werden.

Mehrwert durch Budgetplanung

Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass weniger als die Hälfte der Messeaussteller über ein festes Budget für die Teilnahme an einer Messe verfügen. Eine genaue Ausarbeitung des Budgets im Vorfeld einer Messe bringt jedoch einen echten Nutzen für ein Unternehmen. Sie erhalten darüber einen genauen Einblick in die anfallenden Kosten einer Messeteilnahme. Wird die Budgetplanung gewissenhaft über mehrere Jahre fortgeführt, können an Hand der gewonnenen Daten auch Vergleiche zu jeweiligen anderen Unternehmen der selben Branche gezogen werden.

Diese Gegenüberstellungen mit den Branchenbesten schaffen Einblicke in eventuelle Leistungslücken und deren Ursachen und führen idealerweise zur Festlegung und Durchführung von Verbesserungen im Budgetplan. (Stichwort: „Budget – Benchmarketing“). Zusätzlich können Tendenzen bezüglich der Entwicklung einzelner Kostenpositionen nachvollzogen und für die Zukunft hochgerechnet werden.

Konzeption des Messeauftritts

Am Beginn steht die Ausarbeitung des Messeauftritts samt aller dazugehörigen Maßnahmen. Hierbei ist eine Vielzahl von Aspekten zu berücksichtigen. Als Fahrplan und Orientierung bieten sich detaillierte Checklisten an, in denen alle Punkte, begonnen bei der Bestellung der Namensschilder, über die Auswahl der Garderobe bis hin zum Catering und den Werbematerialien, aufgeführt sind. Wichtige Punkte und Etappen sollten als sogenannte Meilensteine in den Checklisten kenntlich gemacht werden. Alle anderen Punkte sollten in einer sinnvollen Ordnung in die Liste aufgenommen werden. Ein zentraler Aspekt ist hierbei natürlich die Konzeption und Realisierung des Messestandes.

Mit Hilfe derartiger Checklisten kann eine genaue Übersicht der anfallenden und zu kalkulierenden Kostenpositionen geschaffen werden. Verzichten Sie auf grobe Schätzungen. Die Kosten für jede einzelne Position sollten bei den in Frage kommenden Lieferanten konkret angefragt und anschließend in die Liste übertragen werden. Im Internet finden sich zahlreiche Beispiele solcher Checklisten für die Organisation von Messen und Veranstaltungen.

Die Planung früh beginnen

Ein frühzeitiger Beginn der Ausarbeitung des Budgets hilft Zusatzkosten zu vermeiden. Kurzfristige Bestellungen und Änderungen sind in der Regel teuer. Zudem ermöglicht Ihnen diese Vorgehensweise Angebote zu vergleichen und Preise zu verhandeln. Im Optimalfall können Sie auf bereits vorhandenes Material zurückgreifen z.B. Standausstattung, Werbematerialien etc. Um die Einhaltung des Budgetplans zu sichern, sollte es regelmäßige Absprachen zwischen allen Beteiligten des Messeteams geben.

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