So wird Ihre Messeteilnahme ein Erfolg

Die Messeteilnahme erfolgreich gestalten

Messen haben stets einen hohen Investitionsbedarf. Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigen Unternehmen viel Zeit, Geld und Personal. Damit der spätere Nutzen die Kosten übertrifft und das Marketinginstrument „Messe“ wirklich erfolgreich und Gewinn bringend eingesetzt werden kann, sollte diese nicht als punktuelle Einzelveranstaltung gesehen werden, sondern als ganzheitliche strategische Maßnahme, die in einen zeitlichen Prozess eingebettet ist.

Dieser Prozess gliedert sich in die drei Hauptphasen: Vorbereitung/ Planung, Durchführung/Umsetzung und Nachbereitung, auf. Die zeitliche Dauer dieser Phasen kann je nach Branche variieren. Vor allem in den Abschnitten der Vor- und Nachbereitung entscheidet sich, ob sich die getätigten Investitionen gelohnt haben und das Verhältnis von Kosten und Nutzen stimmt. Erfahrungsgemäß werden in diesen Abschnitten bis zu 60% des Erfolgspotenzials verschenkt.

Nachfolgend findet sich ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte der drei Phasen.

Vorbereitung/ Planung:

Zu Beginn steht die richtige Auswahl der Messeveranstaltung. Das Unternehmen muss sich entscheiden, ob es lieber an einer Verbraucher- oder Fachmesse teilnimmt und an welcher Veranstaltung genau. Oft wird sich hier eher an der Quantität, denn an der Qualität orientiert. Besonders bei Fachmessen sollte im Vorfeld genau geschaut werden, wie der Besucher- und Teilnehmerkreis aussieht. Oft ist ein kleinerer Kreis von Personen, welche zur Erreichung der gesetzten Ziele maßgeblich beitragen können, besser, als eine große Anzahl von weniger relevanten Besuchern. Bei Unsicherheiten bezüglich der Wahl der passenden Messe, kann eine Mitbewerberanalyse weiterhelfen.

Mit der konkreten Messeplanung sollte ungefähr 12 Monate vor dem Messestart begonnen werden.

Von entscheidender Bedeutung, auch für die Wahl der Veranstaltung, ist hier die Festlegung der Ziele, die Sie mit der Teilnahme erreichen wollen. Entscheiden Sie, welche Personengruppen sie auf der Messe ansprechen wollen und wie dies genau geschehen soll. Im Optimalfall konzentriert man sich auf die Personen, die für die Erreichung der Ziele am Wichtigsten sind.

Am Besten Sie entscheiden bereits im Vorfeld, was mit den gewonnenen Kontaktdaten nach der Messe passieren soll, das heißt wer sie in welcher Form nachbearbeitet. Auch sollten Sie festlegen, wie die gewonnenen Informationen aus den geführten Gespräche während der Messe festgehalten werden.

Maßgeblich für eine erfolgreiche Messeteilnahme ist die Ausarbeitung eines soliden, detaillierten Budgetplans. Dieser leitet sich aus der Zielsetzung ab. Erst danach sollten weitere, konkrete Schritte der Planung unternommen werden.

Danach gilt es die auszustellenden Exponate auszuwählen, die Logistik zu planen, das Messeteam auszuwählen und zu schulen und schließlich natürlich den Messestand zu konzipieren und den passenden Standort zu buchen. Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld müssen umgesetzt und schließlich auch Einladungen versandt werden.

Ein gutes Einladungsmanagement vor Messestart ist ein wichtiger Aspekt für den erfolgreichen Verlauf der Veranstaltung. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner können aktiv und gezielt angesprochen werden. Für die Einladungen sollten alle möglichen Kontaktwege, sprich per Post, E-Mail und soziale Netzwerke, genutzt werden.  Mit allen wichtigen Kunden und Interessenten sollten bereits vorab feste Termine vereinbart werden.

Bei der Vorbereitung sollten Sie auf jeden Fall auch auf die Hilfe und Dienstleistungen des Messeveranstalters zurückgreifen, denn dieser versteht sich in der Regel als Partner der Aussteller. Zu den hilfreichen Leistungen der Veranstalter zählen u.a.:

  • Standberatung: Individuelle Beratung der optimalen Standfläche
  • Verkaufsunterstützende Services mit Daten und Fakten zur Messe: Besucherstatistiken, Rahmenprogramm
  • Kostenlose Werbeservices: Messeaufkleber, Prospekte, Plakate, Eintrittsgutscheine
  • Kostenpflichtige Werbeservices: Ermäßigte Eintrittskarten, Werbeflächen im Messegelände, Katalog

Beispielsweise kann der Besucherprospekt den Kundeneinladungen des Unternehmens beigelegt werden.  Kostenlose Werbemittel des Messeveranstalters können in der Eingangshalle oder an anderen stark frequentierten Orten ausgelegt werden, um möglichst viele Verbraucher auf die Messeteilnahme aufmerksam zu machen.

Für diesen Zeitabschnitt sollten Unternehmen detaillierte Checklisten und Zeitpläne anfertigen, in denen alle wichtigen Aktionen und Aufgaben sinnvoll geordnet eingetragen und dann abgearbeitet werden.

Durchführung / Umsetzung:

Bei sorgfältiger Vorbereitung können Sie während der Messe nun die ausgewählten Personen gezielt ansprechen, ohne wertvolle Zeit und Energie damit zu verschwenden, die wichtigen von den weniger wichtigen Besuchern oder Teilnehmern zu unterscheiden. Hier zahlt sich eine sorgfältige Auswahl und Schulung des Standpersonals und ein gutes Einladungsmanagement aus.

Am Messestand sollten die Mitarbeiter stets Kundenbereitschaft signalisieren und die Besucher aktiv ansprechen, nachdem diese grundsätzlich Interesse gezeigt haben. Das Halten des Blickkontakts ist vor und während der Messegespräche entscheidend. Wichtig ist, dass am Ende eines Gesprächs ein möglichst genau Vereinbarung wie z.B. das Zusenden von weiterem Infomaterial, Musterexemplaren, etwaigen Angeboten oder die Vereinbarung eines weiteren Treffens nach der Messe steht. Die zielführende Gesprächsführung und vor allem die exakte Dokumentation helfen anschließend die gewonnenen Daten effizient zu bearbeiten und die getätigten Investitionen in einen Mehrwert für das Unternehmen umzuwandeln.

Nachbereitung:

Die professionelle Nachbereitung der Messe ist ein entscheidender Faktor für die Erfolgsbilanz, denn die meisten Geschäfte werden im Anschluss und nicht direkt auf der Messe realisiert. Die während der Messegespräche vereinbarten Aktionen sollten im Nachhinein schnell in die Tat umgesetzt werden, so dass die sogenannten ‚warmen Kontakte‘ nicht erkalten und die neu geknüpften Verbindungen gefestigt werden können. Weiterhin sollte zeitnah über alle ergriffenen Maßnahmen, Aktionen und Prozesse bezüglich der Messe reflektiert werden, um für kommende Teilnahmen Verbesserungen zu erarbeiten. Eine kurze schriftliche Notiz im entsprechenden Moment reicht oft schon aus, um im Nachhinein mit etwas zeitlichem Abstand nichts zu vergessen.

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