So wird Ihre Messeteilnahme ein Erfolg

Messebau Zimmermann GmbH

Die Messeteilnahme erfolgreich gestalten

Messen haben stets einen hohen Investitionsbedarf. Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigen Unternehmen viel Zeit, Geld und Personal. Damit der spätere Nutzen die Kosten übertrifft und das Marketinginstrument „Messe“ wirklich erfolgreich und Gewinn bringend eingesetzt werden kann, sollte diese nicht als punktuelle Einzelveranstaltung gesehen werden, sondern als ganzheitliche strategische Maßnahme, die in einen zeitlichen Prozess eingebettet ist.

Dieser Prozess gliedert sich in die drei Hauptphasen: Vorbereitung/ Planung, Durchführung/Umsetzung und Nachbereitung, auf. Die zeitliche Dauer dieser Phasen kann je nach Branche variieren. Vor allem in den Abschnitten der Vor- und Nachbereitung entscheidet sich, ob sich die getätigten Investitionen gelohnt haben und das Verhältnis von Kosten und Nutzen stimmt. Erfahrungsgemäß werden in diesen Abschnitten bis zu 60% des Erfolgspotenzials verschenkt.

Nachfolgend findet sich ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte der drei Phasen.

 

Vorbereitung/ Planung:

Zu Beginn steht die richtige Auswahl der Messeveranstaltung. Das Unternehmen muss sich entscheiden, ob es lieber an einer Verbraucher- oder Fachmesse teilnimmt und an welcher Veranstaltung genau. Oft wird sich hier eher an der Quantität, denn an der Qualität orientiert. Besonders bei Fachmessen sollte im Vorfeld genau geschaut werden, wie der Besucher- und Teilnehmerkreis aussieht. Oft ist ein kleinerer Kreis von Personen, welche zur Erreichung der gesetzten Ziele maßgeblich beitragen können, besser, als eine große Anzahl von weniger relevanten Besuchern. Bei Unsicherheiten bezüglich der Wahl der passenden Messe, kann eine Mitbewerberanalyse weiterhelfen.

 

Mit der konkreten Messeplanung sollte ungefähr 12 Monate vor dem Messestart begonnen werden.

Von entscheidender Bedeutung, auch für die Wahl der Veranstaltung, ist hier die Festlegung der Ziele, die Sie mit der Teilnahme erreichen wollen. Entscheiden Sie, welche Personengruppen sie auf der Messe ansprechen wollen und wie dies genau geschehen soll. Im Optimalfall konzentriert man sich auf die Personen, die für die Erreichung der Ziele am Wichtigsten sind.

Am Besten Sie entscheiden bereits im Vorfeld, was mit den gewonnenen Kontaktdaten nach der Messe passieren soll, das heißt wer sie in welcher Form nachbearbeitet. Auch sollten Sie festlegen, wie die gewonnenen Informationen aus den geführten Gespräche während der Messe festgehalten werden.

Maßgeblich für eine erfolgreiche Messeteilnahme ist die Ausarbeitung eines soliden, detaillierten Budgetplans. Dieser leitet sich aus der Zielsetzung ab. Erst danach sollten weitere, konkrete Schritte der Planung unternommen werden.

Danach gilt es die auszustellenden Exponate auszuwählen, die Logistik zu planen, das Messeteam auszuwählen und zu schulen und schließlich natürlich den Messestand zu konzipieren und den passenden Standort zu buchen. Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld müssen umgesetzt und schließlich auch Einladungen versandt werden.

Ein gutes Einladungsmanagement vor Messestart ist ein wichtiger Aspekt für den erfolgreichen Verlauf der Veranstaltung. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner können aktiv und gezielt angesprochen werden. Für die Einladungen sollten alle möglichen Kontaktwege, sprich per Post, E-Mail und soziale Netzwerke, genutzt werden.  Mit allen wichtigen Kunden und Interessenten sollten bereits vorab feste Termine vereinbart werden.

Bei der Vorbereitung sollten Sie auf jeden Fall auch auf die Hilfe und Dienstleistungen des Messeveranstalters zurückgreifen, denn dieser versteht sich in der Regel als Partner der Aussteller. Zu den hilfreichen Leistungen der Veranstalter zählen u.a.:

  • Standberatung: Individuelle Beratung der optimalen Standfläche
  • Verkaufsunterstützende Services mit Daten und Fakten zur Messe: Besucherstatistiken, Rahmenprogramm
  • Kostenlose Werbeservices: Messeaufkleber, Prospekte, Plakate, Eintrittsgutscheine
  • Kostenpflichtige Werbeservices: Ermäßigte Eintrittskarten, Werbeflächen im Messegelände, Katalog

 

Beispielsweise kann der Besucherprospekt den Kundeneinladungen des Unternehmens beigelegt werden.  Kostenlose Werbemittel des Messeveranstalters können in der Eingangshalle oder an anderen stark frequentierten Orten ausgelegt werden, um möglichst viele Verbraucher auf die Messeteilnahme aufmerksam zu machen.

Für diesen Zeitabschnitt sollten Unternehmen detaillierte Checklisten und Zeitpläne anfertigen, in denen alle wichtigen Aktionen und Aufgaben sinnvoll geordnet eingetragen und dann abgearbeitet werden.

 

Durchführung / Umsetzung:

Bei sorgfältiger Vorbereitung können Sie während der Messe nun die ausgewählten Personen gezielt ansprechen, ohne wertvolle Zeit und Energie damit zu verschwenden, die wichtigen von den weniger wichtigen Besuchern oder Teilnehmern zu unterscheiden. Hier zahlt sich eine sorgfältige Auswahl und Schulung des Standpersonals und ein gutes Einladungsmanagement aus.

Am Messestand sollten die Mitarbeiter stets Kundenbereitschaft signalisieren und die Besucher aktiv ansprechen, nachdem diese grundsätzlich Interesse gezeigt haben. Das Halten des Blickkontakts ist vor und während der Messegespräche entscheidend. Wichtig ist, dass am Ende eines Gesprächs ein möglichst genau Vereinbarung wie z.B. das Zusenden von weiterem Infomaterial, Musterexemplaren, etwaigen Angeboten oder die Vereinbarung eines weiteren Treffens nach der Messe steht. Die zielführende Gesprächsführung und vor allem die exakte Dokumentation helfen anschließend die gewonnenen Daten effizient zu bearbeiten und die getätigten Investitionen in einen Mehrwert für das Unternehmen umzuwandeln.

 

Nachbereitung:

Die professionelle Nachbereitung der Messe ist ein entscheidender Faktor für die Erfolgsbilanz, denn die meisten Geschäfte werden im Anschluss und nicht direkt auf der Messe realisiert. Die während der Messegespräche vereinbarten Aktionen sollten im Nachhinein schnell in die Tat umgesetzt werden, so dass die sogenannten ‚warmen Kontakte‘ nicht erkalten und die neu geknüpften Verbindungen gefestigt werden können. Weiterhin sollte zeitnah über alle ergriffenen Maßnahmen, Aktionen und Prozesse bezüglich der Messe reflektiert werden, um für kommende Teilnahmen Verbesserungen zu erarbeiten. Eine kurze schriftliche Notiz im entsprechenden Moment reicht oft schon aus, um im Nachhinein mit etwas zeitlichem Abstand nichts zu vergessen.

Wir beraten Sie gern – Ihr Messebau-Team aus Leipzig.

projektmanagement
Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Unterstützung bei Ihrem nächsten Messestand?
Ich berate Sie gern. Ihre Sabine Becker
(Projektmanagerin)

Wie können wir Sie unterstützen?

Hier erhalten Sie ihr kostenloses und unverbindliches Angebot:

    FIRMA

    NAME*

    E-MAIL

    TELEFON*

    IHRE ANFRAGE*

    Mit der Nutzung dieses Formulars erklären Sie sich mit der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten durch diese Website einverstanden. Datenschutzerklärung

    YouTube

    Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
    Mehr erfahren

    Video laden

    PGlmcmFtZSB0aXRsZT0iTWVzc2ViYXUgWmltbWVybWFubiBHbWJIIC0gSWhyIE1lc3NlYmF1ZXIgYXVzIExlaXB6aWcgLSBJbWFnZWZpbG0iIHdpZHRoPSIxMjAwIiBoZWlnaHQ9IjY3NSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZC9Ed2gxc0ZuZkUxQT9mZWF0dXJlPW9lbWJlZCIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW4+PC9pZnJhbWU+
    [/embed]

    Messebau Zimmermann Info-Pool - Wir informieren und beraten Sie

    Kommunikation rund um die Messe

    Um die Messeteilnahme zu einem Erfolg werden zu lassen, müssen im Vorfeld und während dessen die richtigen Kommunikationsmaßnahmen ergriffen werden. Es reicht nicht, wenn sich die Aktivitäten darauf beschränken, einen Messestand aufzubauen, die Produkte und Mitarbeiter dort zu platzieren und auf Kunden zu warten. Welche Maßnahmen ergriffen werden, leitet sich von den definierten Messezielen ab. Da diese meistens vielschichtig angelegt sind, verstehen sich die unten aufgeführten Aktionen als Möglichkeiten, unter

    jetzt lesen...

    Standpersonal – was muss man beachten

    Ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer Messeteilnahme ist die Eignung des Messepersonals. Ungenügend geschultes Personal kann die Erfolgschancen eines Messeauftritts maßgeblich mindern. Verschiedene Studien belegen, dass ca. 70 % der Messebesucher von den Messemitarbeitern gar nicht oder nicht korrekt angesprochen werden.

    jetzt lesen...

    Kontakt mit Ihren Messebesuchern – Der richtige Gesprächseinstieg

    Selbst gestandene Verkäufer oder Mitarbeiter aus dem Vertrieb haben mitunter Schwierigkeiten, einen passenden Gesprächseinstieg für die Ansprache von Interessenten auf einer Messe zu finden. Vorbeilaufende Besucher direkt anzusprechen und zu versuchen, sie für den eigenen Stand und somit das Unternehmen zu interessieren, ist nicht dasselbe, wie potenziellen Neukunden oder Bestandskunden bei einem vereinbarten Termin ein Produkt näher zu bringen.

    jetzt lesen...

    4 Tipps für die richtige Kommunikation rund um die Messe

    Im Mittelpunkt einer Messe steht immer auch das Knüpfen von Kontakten. Sorgen Sie dafür, dass interessierte Besucher auch unkompliziert Ihre Kontaktdaten und Anliegen hinterlassen können, beispielsweise mit Hilfe von Einwurfboxen, die Sie am Messestand aufstellen. Extrem wichtig ist eine zügige und ordentliche Nachbereitung der gewonnen Kontakte. Alle mit Besuchern getroffenen Vereinbarungen sollten schnell umgesetzt werden. Die Kontaktaufnahme nach der Messe sollte bezüglich des

    jetzt lesen...

    Lohnt sich der Aufwand einer Messeteilnahme

    Einige Unternehmen werden sich sicher fragen, ob sich die Teilnahme an einer Messe und die damit verbundenen Kosten und der Zeitaufwand tatsächlich auszahlen. Tatsache ist, dass die Bedeutung von Messen auch im digitalen Zeitalter ungebrochen ist. Auf keiner anderen Plattform können so viele potenzielle Neukunden und Geschäftspartner in so kurzer Zeit so gezielt angesprochen werden.

    jetzt lesen...

    P R O F E S S I O N A L

    URSA

    Ich möchte mich bei Ihnen für die wunderbare Zusammenarbeit in unserem gemeinsamen Jahr bedanken. Es war mir stets eine Freude und für mich ein sehr befriedigender Prozess mit dem wir gemeinsam die Projekte abgewickelt haben.

    GBS

    Ihnen und dem gesamten Team möchte ich an dieser Stelle für die professionelle Umsetzung des GBS-Standes auf der CeBIT danken. Die diesjährige CeBIT war die erfolgreichste Veranstaltung der Firmengeschichte. Dazu haben Sie mit Ihrer Konzeption und Umsetzung maßgeblich beigetragen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit!

    Ardenne

    Wir sind sehr froh, einen Messebauer wie sie es sind, an unserer Seite zu haben. Die Zusammenarbeit (vor allem das WIE) ist auf einem nicht alltäglichen Niveau. Sie denken mit, ihre Mannschaft ist immer gut drauf und gibt uns das Gefühl, alles schaffen zu können. Nur so sind wir frei bei unseren Entwürfen und den engen Zeitplänen. Wir freuen uns auf eine lange und enge Zusammenarbeit.

    enterprise

    Hallo Herr Zimmermann. Vielen Dank für die tolle Leistung von Ihrem Team und Ihnen! Das ist der Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.

    Google Maps

    Mit dem Laden der Karte akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von Google.
    Mehr erfahren

    Karte laden

    PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vd3d3Lmdvb2dsZS5jb20vbWFwcy9lbWJlZD9wYj0hMW0xOCExbTEyITFtMyExZDk4NDMuNjUyMDE5NDkxMDQ2ITJkMTIuMzgyODIxOTE2OTg2NjMyITNkNTEuMzkzNzM2NDcxNzYzNDU0ITJtMyExZjAhMmYwITNmMCEzbTIhMWkxMDI0ITJpNzY4ITRmMTMuMSEzbTMhMW0yITFzMHgwJTNBMHhkYmI4YTgzNjZjOTUzZjchMnNNZXNzZWJhdStaaW1tZXJtYW5uK0dtYkgrLStMZWlwemlnITVlMCEzbTIhMXNkZSEyc2RlITR2MTQ4MTcwMjk4NjMyOCIgd2lkdGg9IjEyMDAiIGhlaWdodD0iNTAwIiBmcmFtZWJvcmRlcj0iMCIgc3R5bGU9ImJvcmRlcjowIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW4+PC9pZnJhbWU+